Willkommen auf den Hilfeseiten phpBib!

Ein guter Einstieg in phpBib bietet die Übersicht über die verwendeten Piktogramme, denn ansonsten sollten die meisten Funktionen selbsterklärend sein. Weitere bebilderte Informationen zu den einzelnen Funktionen sind jedoch auch verfügbar.

Inhaltsverzeichnis:

Die Piktogramme von phpBib:

phpBib verwendet eine Vielzahl an Piktogrammen, deren Sinn sich schnell erschließen lassen sollte.Trotzdem werden hier einfach alle Piktogramme kurz aufgelistet, um einen Überblick zu geben.
Die Funktionspiktogramme:

: Ein Klick auf das Piktogramm öffnet die Seite zum Bearbeten der Einträge.
: Die Details des Eintrags werden mit einem Klick sichtbar.
: Hiermit werden alle Einträge eines Themas aufgelistet.
: Löscht den Eintrag aus einem Thema.
: Verschickt eine Nachricht an registrierte Benutzer zu dem jeweiligen Artikel.
/: Zeigt an, ob ein Eintrag als PDF hinterlegt wurde (mit Link) oder nicht.
/: Liegt der Eintrag in Deinem persönlichen Ordner ausgedruck und abgeheftet? Ein Klick auf das Piktogramm ändert diese Einstellung.
/: Zeigt an, ob der Eintrag bei einem anderen Benutzer ausgedruckt vorliegt. Mit einem Klick werden die Benutzer aller ausgedruckten Exemplare angezeigt.

Die Bewertungen:

: Dieses Piktogtramm deutet auf einen miserablen Eintrag hin, nicht mit den grauen Sternen verwechseln.
: Dies zeigt einen schlechten, nicht lesenswerten Eintrag an.
: Einträge, die inhaltlich dürftig sind, insbesondere auch auf die übliche Arbeit der AG, werden mit zwei Sternen bewertet.
: Drei Sterne ist ein ordentlicher Eintrag wert und sollte das Mittel aller Einträge sein.
: Einträge mit überdurchnittlichem Informationsgehalt sollten vier Sterne bekommen.
: Fünf Sterne gibt es nur für die Spitzenklasse. Das sind Einträge, die jeder Mensch mal gelesen haben sollte.
: Graue Sterne zeigen an, dass dieser Eintrag noch nie bewertet wurde.

^{Zum Inhaltsverzeichnis}

Einstellen und Bearbeiten von (neuen) Artikel:

Das Einstellen neuer Artikel und anschließende Bearbeiten dieser Artikel ist bei phpBib ganz einfach, jedoch ist das Importieren meist die schnellere Methode.
Ein Klick im Menü öffnet die Seite für neue Artikel:

In diesem Fenster kann man die Grundeinstellungen eines jeden Artikels / Beitrags einstellen.
Zunächst ist die Auswahl zu treffen, um welche Art Eintrag es sich handelt, dabei kann man wählen zwischen Article, Book, InBook, Proceedings, InProceedings, MasterThesis, PhDThesis, Unpublished und Miscellaneous. Die Typen stammen dabei aus BibTex, sie sollten aber auch selbsterklärend sein.
Als nächstes folgt dann der Titel des Beitrags. Es können dabei auch diverse Sonderzeichen und Formatierungen (hoch-/tiefgestellt) benutzt werden. Dazu bietet sich die Hilfe per Pop-up an; alle Befehle lehnen sich an BibTex an.
Wichtig sind die letzten beiden Angaben, nämlich Autor und Jahr. Aus diesen beiden Angaben wird im nachfolgenden Schritt die DokumentenId generiert. Diese ist einzigartig und referenziert immer gezielt auf ein und den selben Artikel.
Beim Autor sollte der Name einfach ganz normal geschrieben und mit Komma (,) abgetrennt werden. Namenszusätze (von, van, de etc.) werden mit einem Unterstrich (_) vorangestellt.
Sind nun alle grundlegenden Einträge gemacht, so kann noch gewählt werden, ob ein PDF-Dokument hinzugefügt werden soll und los geht's: Einfach auf "Abschicken" klicken.
Die Eingabe für die DokumentenId wird geöffnet:

Hier muss nur die DokumentenId eingegeben werden. Sie setzt sich aus dem Nachnamen des ersten Autors und der jeweiligen Jahreszahl des Beitrags zusammen.
Umlaute und Sonderzeichen sind nicht erlaubt!
Die DokumentenId muss eineindeutig sein, d.h. es gibt sie nur einmal im System und der DokumentenId muss ggf. ein Postfix angehängt werden (z.B. a, b, c. etc.).
Zur Sicherheit und Hilfe werden aber alle ähnlichen Ids darunter angezeigt!
Herzlichen Glückwunsch, nun ist der Beitrag implementiert.
Es folgt nun die Eingabe der Details:

Diese Seite siehts ähnlich aus, wie die aller erste Seite und enthält auch die gleichen Informationen plus die neuen Felder, welche für den Beitragstypus freigeschaltet wurden. Bearbeitet man einen bereits vorhandenen Beitrag, so wird auch diese Ansicht gezeigt. Zu diesem Zeitpunkt kann der Beitragstypus nicht mehr geändert werden, gleiches gilt für die DokumentenId.
Zunächst geht es natürlich darum die nativen Daten des Beitrags zu erfassen: Verlag/Journal, Seitenangaben etc. Auch hier kann man zum Nachschlagen die Hilfefunktion per Pop-Up öffnen. Die DOI® (Digital Object Identifier) ist eine spezielle URL die immer auf einen bestimmten wissenschaftlichen Artikel verlinkt, so lassen sich schnell die originalen Informationen aus dem Internet holen. Für die Suchfunkion ist es dann hilfreich das Abstract und Stichworte einzupflegen, dadurch lässt sich viel schneller und leichter ein Beitrag finden. Eine Datenbank lebt natürlich von der Qualität der Beträge. Als letztes bleibt ein Feld für Anmerkungen, welches immer genutzt werden sollte.
Nun muss der Beitrag nur noch abgeschickt werden, hier kann der Beitrag auch noch zusätzlich mit einem PDF versehen werden oder dieses gelöscht werden. Ein weitere Möglichkeit ist es,, den kompletten Beitrag und alle Verknüpfungen zu ihm zu löschen.
Als nächstes stehen spezielle Funktionen zur Verfügung:

Das Bewertungssystem ist eine wichtige, aber auch schnelle Möglichkeit die Artikel für andere Mitarbeiter interessant zu machen. Jeder Artikel kann mit 0 bis 5 Punkten bewertet werden. Die Bewertung sollte im Schnitt bei 3 Punkten liegen, die unterschiedlichen Kategorien sind in der Auswahlbox näher definiert.
Mittels der Themenzuordnung kann man den Artikel einem seiner eigenen Themen zuordnen.
^{Zum Inhaltsverzeichnis}

Importieren von Artikeln:

Das Importieren erfolgt in drei Schritten, zunächst das Startfenster:

Zunächst wird das zu importierende Dokument ausgewählt und die Importfunktion auf das Dokumentformat eingestellt. Es können BibTex-, SciFinder®- und EndNote®-Dateien eingelesen werden. Die SciFinder®-Dateien müssen dafür im "Tagged-Text"-Format vorliegen (dies kann im "Speichern"-Dialog ausgewählt werden).
Das Importieren erfolgt teilautomatisch, es ist aber unbedingt erfroderlich, dass jeder importierte Artikel nachbearbeitet wird. Da eine Vielzahl unterschiedlicher Datenformate innerhalb der Standards exisitieren, werden nicht alle Fehler abgefangen.
Nun wird für jeden Beitrag die DokumentId und das Journal erfragt:

Nun muss für jeden importierten Beitrag eine passende DokumentId gewählt werden und außerdem kann das Jounral geändert werden. Achte darauf, dass der Beitrag nicht zweimal eingepflegt sein sollte. Um einen Beitrag nicht einzupflegen kann man ihn "Überspringen".
Haben alle Beträge eine DokumentId, so folgt die Themenzuordnung:

Hier können die importierten Beiträge einem Thema zugeordnet werden. Das empfiehlt sich h&aufig, weil die Suche nach den neuen Beiträgen ggf. unübersichtlich wird.
Zum Schluss sollten die neuen Beiträge nachbearbeitet werden, diese findet man übersichtlich unter "Frische Artikel":

Hier einfach auf das "Bearbeiten"-Piktogramm (

) klicken und nacheinander alle Beiträge auf Fehler überprüfen und ggf. ergänzen.
Und schon ist der Import fertig.
^{Zum Inhaltsverzeichnis}

Verwendung der Themen:

Themen sind eines der wichtigsten Teile von phpBib. Hiermit kann man sich die Artikel in Themen zusammengruppieren und findet so schnell thematisch-zusammenhängende Beiträge.
In der Bearbeitungsansicht (s.o.) oder in der Detailansicht, wird die Themenzuordnung angezeigt:

Die Zuordnung erfolgt einfach mittels Auswahl des Themas und anschließendem Abschicken, zuerst jedoch muss das Thema angelegt werden.
Die Themen kann man unter "Neues Thema anlegen" erstellen:

Hier kann man einen möglichst sprechenden Titel dem Thema geben und es dann mit den Anmerkungen konkretisieren. Jedes Thema kann nur von dem eigenen Autor verändert und angepasst werden. Andere Autoren können weder Artikel hinzufügen oder löschen noch das Thema bearbeiten, ein Lesezugriff besteht jedoch.
Auf der Übersichtsseite der Themen kann man sich das Thema anschauen oder die verknüpften Beiträge anzeigen lassen:

Zunächst werden die eigenen Themen alphabetisch gelistet, dann die Themen aller anderen Mitarbeiter. Neben dem Bearbeiten eigener Themen (

), kann man sich alle Themen ansehen (und die Anmerkungen lesen) (

).
Die wichtigste Funktion ist jedoch die Auflistung der Beiträge eines Themas ():

In der Auflistung können neben den üblichen Funktionen solcher Auflistungen auch die Beiträge wieder aus dem Thema gelöscht (

) werden.
Das war's schon zu den Themen.
^{Zum Inhaltsverzeichnis}

Das Nachrichtensystem:

Das Nachrichtensystem dient in erster Linie dazu andere Mitarbeiter über neue Beiträge zu informieren.
Die Nachrichten können immer nur zu einem Artikel gesendet werden. Ein Nachrichtensystem zum unterhalten ist dies sicherlich nicht. Als Beispiel mag hier genannt sein, dass ein Chef einen Artikel in einem wissenshcaftlichen Journal gefunden und eingepflegt hat und nun seinen Doktoranden auf diesen Artikel hinweisen möchte. Oder aber ein Doktorand hat eine Anmerkung zu einem Beitrag geschrieben und möchte die Meinung eines anderen Mitarbeiters einholen.
Das System ist recht einfach, es muss bei dem betreffenden Beitrag (aus einer Übersichtsseite) auf das Nachrichtensymbol (

) geklickt werden und es öffnet sich die Nachrichtenseite:

Dort muss nur der Text eingegeben werden, es stehen leider keine Möglichkeiten zur Formatierung zur Verfügung, allerdings kann HTML verwendet werden. Da jedoch keine Überprüfung des Inhgalts vorgenommen wird, kann dies zu Sicherheitsproblemen führen.
In der Nachrichtenübersicht findest Du alle Nachrichten:

Es gibt drei Kategorien für die Nachrichten: 1. ungelese, 2. gelesen, 3. archiviert. Für die gelesenen Nachrichten besteht ein Maximum von 20 Nachrichten pro Benutzer.
Öffne man eine Kategorie, so werden alle Nachrichten mit dem jewieligen Beitrag angezeigt:

Hier stehen wieder die üblichen Funktionen zur Verfügung, sowie die Möglichkeit die Nachricht zu verschieben oder zu löschen.
Es lohnt sich natürlich nur die allerwichtigsten Nachrichten zu archivieren.
^{Zum Inhaltsverzeichnis}

Nützliches zur Suchfunktion:

Die Suchfunktion ist "eigentlich" selbsterklärend, jedoch gib es ein paar Feinheiten:

Die Suche über alle Felder ist eine sogenannte Fulltext-Suche, die nur ganze Wörter betrifft. Wortteile und Ähnliches werden nicht gefunden, daher sollte man bei dieser Suche möglichst die passenden Wörter eingeben. Solche Suchen werden dafür nach einer eingebauten Suchrelevanzfunktion sortiert.
Es lohnt sich mehrere Suchkriterien zu kombinieren.
Sollten sich zu viele Treffer bei einer Suchanfrage ergeben, so kann man die Suchanfrage weiter einschränken.
Die Möglichkeit sich auf PDF-Dokumente zu beschränken kann eine erste Recherche beschleunigen.